Simon hat ein Thema angestoßen und auch ich überlege ernsthaft, mein überquellenden Papierordner auszumisten und Wichtiges einzuscannen.
Als Addon in HA inklusive HA Backup? Nicht wirklich, maximal zum Testen. Da bin ich eher bei denen, die Proxmox empfehlen was mir als nur Raspi4 Betreiber aber auch nicht weiterhilft. Vielleicht richte ich mir das auf der Synolgy NAS ein.
Dann stieß ich auf Lookeen 2025 Ein Tool was in den Vorgängerversionen seit Jahren nutze. Es scannt
Outlook (lokal pst oder ost, online Exchange server)
Laufwerke oder nur einzelne Verzeichnisse (Index läßt sich einfrieren oder automatisiert aktualisieren) → Hier kann man genausogut seine eingescannten Dokumente ablegen
es beherrscht Tags und OCR
Support gab mir selbst am Wochenende qualitative Antworten (ich dachte so muß Support sein)
Der ganz große Nachteil: Es kostet jährlich nicht unerheblich Geld. Über die Höhe und die Berechtigung diskutierte ich auch mit dem Support. Man bot mir dauerhaften 30 Rabatt an.
Ob ich es mache, weiß ich noch nicht aber der Charm ist: Man kann seine Dokumente einscannen/Inhalte indizieren und nebenbei auch noch Outlook und andere Verzeichnisse durchsuchen.
Keine, die mir diesen Funktionsumfang, bereitstellt, ohne tief in die Tasche zu greifen.
das kann ja paperless-ngx auch, wenn man es als Docker auf der Synology installiert und da auch gleich Tika/Gotenberg als Docker installiert, dann kann man auch gleich Office Dokumente, einscannen, und die bleiben auch Dokumente, man kann sie hinterher auch wieder als Officedokument exportieren und daran weiter arbeiten.
Mails, gehen auch, ich frage WEB.DE und meinen Lokalen Anbieter ab, alles, was da dann PDFs im Anhang hat, wird verarbeitet.
Das gute, wie ich finde, wobei ich nicht alle DMS kenne, ist, dass die Originale nicht in irgendeiner Datenbank, meist proprietär, liegen, sondern im Filesystem, wo man ohne Schwierigkeiten auch ohne paperless-ngx herankommt.
Wenn man sich dann noch paperless-ai und ollama installiert, dann kann man das auch noch lokal, durch eine KI / AI durchjagen und verschlagworten, usw.
Hier mal noch zusätzlicher Lesestoff zu paperless-ngx
Also ich bin paperless-ngx Jünger, mir kommt nichts anderes mehr ins Haus.
Auch die Adnroid APPs sind gut.
Bin Heute auch auf das Thema Paperless-NGX gestoßen. Habe Jahrelang ecoDMS genutzt. Eigentlich ein tolles Programm und die Kosten halten sich für den Privatgebrauch in Grenzen. Ich wollte aber dann doch das alles auf eine NAS installieren und das ging mit meinem NAS nicht. Also habe ich zu Paperoffice gewechselt. Jetzt habe ich alles auf dem NAS und es läuft soweit gut. Jedoch die Dokumentensuche finde ich jetzt nicht so der Bringer. Blöd ist auch das ich nicht per APP darauf zugreifen kann. Und jetzt das Thema Paperless-NGX. Die Dokumente sollten halt zur Sicherheit auf meinem NAS abgelegt werden. Es sind jetzt schon fast 10GB Dokumente und es kommen jeden Tag mehr dazu. Und wirklich zufrieden bin ich mit Paperoffice nicht wirklich. Vor allem brauch es jede Menge Ressourcen was bei EcoDMS nicht der Fall war. Naja mal sehen wo der Weg hinführt.
ecoDMS hatte ich auch in der Auswahl, der Test in der c’t “damals”[tm] war vielversprechend. Als ich das Thema letztes Jahr angegangen bin, fand ich aber paperless-ngx einfacher zu installieren (docker) und habe die Entscheidung bisher nicht bereut. Insbesondere dass die Dokumente als PDF abgelegt werden statt propietär in einer DB war für mich ein weiterer Grund.
Anfangs auf HA (Raspi 4) als Add-on, das ist ok für einen Test aber würde ich das produktiv nicht empfehlen. Da gehören die Dokumente doch auf ein NAS. Ich habe mir ein UGREEN DXP2800 angelegt, da gibt es keine Probleme mit den Resourcen weil CPU und RAM üppig ausgestattet sind. Da läuft auch Nextcloud, AdGuard und anderes reibungslos nebeneinander. Ich schweife ab.
Kurzum, Paperless-NGX ist ein guter Einstieg in die Thematik. Wie das in 10 Jahren aussieht wird man sehen.
Bei dem Bereich - speichert die Dateien als Originale PDF und nicht in Datenbank stimme ich voll zu.
Das war mein Beweggrund für Paperless. Sollte das mal nicht laufen, kann ich immer, jederzeit die PDFs nutzen UND es legt die Originale unverändert ab und in der gewählten Dokumentenstruktur dann auch die Bearbeiteten PDFs - aber eben alles als PDF.
Die zusätzlichen Funktionen mit Tikka und Gotenberg nutze ich aktuell nicht - PDFs aus Email funktioniert auch gut. ich habe mit eine Emailadresse für Rechnungen gemacht und die wird gescannt, dahin sende ich alle PDFs die ich im Paperless haben möchte.
Ich habe mir viele andre Systeme angesehen, mir ist ausser Paperless keines bekannt, das ohne Datenbank arbeitet. D.h. die Daten werden bei den Anderen in eine Datenbank geschrieben, die man meist ohne das Programm auch nicht nutzen kann - nogo für Langzeitarchivierung und überhaupt einfach Mist.
Grüße Franky
jo, schon klar, mein Server mit Paperless läuft eh 24/7 und wenn ich ne Rechnung per Email bekomme lade ich die doch nicht runter und schiebe das dann von Hand aufs Paperless. Ich habe bewusst keinen Fernzugriff auf die Geschichte und so kann ich trotzdem jederzeit was hochladen auch von unterwegs etc.
Paperless-AI habe ich noch nicht im Einsatz, mal schauen was das ist und was besser sein soll - derzeit bin ich zufrieden
ja, auf meinem Proxmox, ein ollama LXC erstellt, und paperless-ai als Docker installiert.
Da ich keine NPU oder teure Grafikkarte im MiniPC habe, ist es aber nicht sonderlich schnell, läuft aber nebenher, man kann aber, statt automatisch, auch nur manuell Dokumente übergeben, da musst du nur mal in die verlinkten Blogs schauen, steht alles drin.
Das ist ein sogenannter Workflow, wenn du das so eingerichtet hast, musst du nicht erst dein E-Mail-Client öffnen, dann die Mail öffnen und die Dokumente herunterladen, das wird dir von paperless-ngx abgenommen, du kannst sogar sagen, was mit der E-Mail danach passieren soll, z. B. als gelesen markieren, verschieben und archivieren.
Das müsste ich ansonsten alles händisch machen.
Davon redet doch keiner. Klar lädst du keine E-Mails extra runter, aber du redest von Einscannen vorher.
Brief/Rechnung → einscannen → E-Mail
Versteh ich nicht geht doch direkt in der App ohne E-Mail
EDIT: @Magicdragon67 ich habe glaube ich habe dich missverstanden, du meinst dein E-Mail Postfach wird “gescannt” und nicht deine Rechnung
Mir ist schon klar was das ist, ich habe sogar ein PR gestellt für den Workflow ! Trotzdem würde ich keine gescannten Sachen über E-Mails verschicken.
Egal dann passt schon wenn du die Fragen schon vorab kennst
NEin ich scanne nichts ein und sende das dann per Email - Ich erhalte Rechnungen von Bestellungen etc. per Email und diese werden ohne Ausdruck oder händischem verschieben direkt aus der Email heraus ins Paperless gebracht. - btw wer würde denn papier scannen, perEmail an paperless versenden - umständlich - wenn ich Papier scann, gehts vom Scanner direkt ins consume Verzeichnis von Paperless un das arbeitet das automatisch ab.
Aber egal ich glaube die Diskussion geht am Thema vorbei
Grüße
LoL
ich meinte mit gescannt _ nur den automatischen Vorgang des Prüfens ob Email da eist, dann abholen und verarbeiten und die Email löschen - dieses Proceder meinte ich mit “gescannt” nicht das Papier
by HarryP: Zusammenführung Doppelpost (bei Änderungen oder hinzufügen von Inhalten bitte die „Bearbeitungsfunktion“ anstatt „Antworten“ zu nutzen)
Ich habe paperless letzte Woche zum ersten mal installiert als LXC auf dem Proxmox. Wie bei dem ganzen Linux Krempel fängt es schon wieder damit an, dass man noch nicht mal ein Samba Verzeichnis als Ablage einfach über die Oberfläche einstellen kann. Mann muss erst wieder in der Konsole alles installieren und in irgendwelchen Dateien rum fummeln. Das ist so nervig. Jetzt habe ich paperless als Add on in HA am Laufen. Mit dem Samba Add on zusammen funktioniert zumindest mal der schmerfreie Zugriff auf ein Samba Share, auch wenn man es nicht personalisieren kann … ich frage mich warum ich als Privatanwender eigentlich noch Proxmox nutze, eigentlich gibt es für alles was ich brauche ein Add on :-).
Proxmox ist nichts für den Normalo, das ist eine Profianwendung, kennst Du alle Möglichkeiten von Excel und Co., ohne vorher zu lernen und zu lesen?
Nutze es einfach nicht, das wird hier immer wieder auch so geschrieben, nur weil User kein Problem damit haben, muss das nicht die Lösung für alle sein
Eine GUI ist nicht so effektiv wie einige wenige Befehle auf der Kommandozeile, es gibt mindestens 5 Threads, in den letzten 4 - 5 Tagen, wo es genau darum ging.
Mach Dir das Leben leicht und setze nur das ein, was Dir nicht zusätzliche Arbeit, verursacht.
Nachdem ich nun etwas Paperless ngx Erfahrung gesammelt habe, möchte ich die obere Aussage über Lookeen noch einmal vertiefen.
Zu allererst ich bekomme immer noch keine Provision. Alles ist meine persönliche Einschätzung.
Ja, mit Paperless kann man Emails importieren und ich las auch, daß einige sich extra Postfächer zum Archivieren eingerichtet haben. Sie leiten also nur die Emails weiter, die sie aktivieren wollen. Finde ich gut.
Allen Posteingang automatisch in Paperless verarbeiten, eher nicht (eingerichtete Mailregeln auch einmal vernachlässigt)
Man kann über Aufgabenplaner den Export der PDF Dateien automatisieren und diesen Ordner könnte man per SMB freigeben. (warum ich das erwähne, kommt gleich)
Das Tool Lookeen kann neben allen! vorhandenen Emails, archivierten pst Dateien auch Verzeichnisse wie das Paperless Export auf der NAS indizieren und damit OCR durchsuchbar machen.
Nachteil der Indizierung: Looken erzeugt auf dem PC ein Log der Dateinamen/-pfade in Klartext. Finde ich nicht gut.
Und ganz großer Nachteil wie oben schon gesagt: Selbst heruntergehandelte 70 €/Jahr ist viel.
Jetzt kommts aber - der WAF: Ich habe Lookeen auf meiner Frau ihrem Laptop installiert, Ihr Outlook und Ordnerablagen indizieren lassen und sie ist total begeistert wie sie als nicht PC-affine Person Dateien und Emails in Sekunden finden kann. Paperless findet sie auch ok aber die Begeisterung für Lookeen war größer. Ich war von ihrer Reaktion wirklich überrascht.
Ich habe für Lookeen ein Abo erstmal abgeschlossen aber ob ich es verlängere weiß ich noch nicht. Mal sehen wie alles mit Paperless bei uns zu Hause weitergeht sprich wenn alle 25 angesammelten Ordner ausgemistet und eingescannt sind.
diesen Satz, weiß ich nicht, wie ich ihn verstehen muss
Unter paperless-ngx werden doch alle PDFs auch durch eine OCR gejagt, anschließend siehst du das Ergebnis, Achtung Thai
Ok, paperless-ngx ist kein Archivar für E-Mails, zumal ich ja das Blabla aus der E-Mails für nicht wichtig halte, aber Anhänge aus E-Mails hole ich schon, um sie in paperless-ngx zu haben.
Die Suche in paperless-ngx ist natürlich davon abhängig, wie gut auch die Tags und anderen Dinge eingepflegt sind, reine Textsuche geht ja auch.
Lookeen
- ist kein DMS, sondern eine Suchsoftware für Windows, das was Windows jetzt mit Recall auf seinen KI-Laptops irgendwann mal einführen will!
- ist nur für Windows
- ist nur für Outlook?
+ es kommt aus Deutschland
VG
Bernd
P.S.: ich will gegen Lookeen nichts sagen, weil ich es nicht kenne und auch nie einsetzen könnte
Alle aufgezählten Nachteile vernachlässigend, sehe ich Looken als Suchtool für
Leute, die Dokumente einscannen und in Dateiordnern ablegen
Die alte und neue Emails und Anhänge finden wollen (OCR) inklusive optionale KI Features (man sagte mir nur Deutschland lokal)
ODER als alleinige oder zusätzliche Suche für eingescannte Dokumente im Paperless
Ein Muß ist es für niemanden.
Die Umsetzung wäre wie folgt:
Exportieren der Dokumente aus Paperless (manuell oder automatisiert)
Freigeben des Export Ordners für den PC auf dem Lookeen läuft
In Looken den Paperless Export Ordner als zu indizieren konfigurieren.
Looken indiziert die Inhalte der Dokumente (OCR) und speichert das in eigene Datenbank. Die Original Dokumente werden wie bei Paperless nicht angerührt.
Dann kann man alles zusammen mit einer Suche finden. Nicht extra Outlook oder Paperless suchen. Das hat gewissen Charme.
dazu brauche ich kein paperless-ngx, ich habe auf dem NAS einen Ordner in dem liegen alle PDFs, auch die von vor paperless-ngx, wenn ich das machen möchte, dann brauchte ich nur den Ordner in den Indizierungsdienst mit aufnehmen und dann auch nie paperless-ngx nutzen
Du meinst sicherlich den originales, denn da liegen alle von paperless-ngx verarbeiteten PDFs, oder eben archive das sind dann die PDFs mit OCR Information. Export wird ja eher für den internen Backupprozess genutzt, könnte man aber auch machen
Wie gesagt, diese Indizierungs- und Suchsoftware gibt es für Mac und Linux auch, wie gut der Windows eigene ist, oder der vom Mac, kann ich nicht sagen, beides besitze ich nicht.
Die namentliche und inhaltliche Suche unter Linux, bei mir in KDE, funktioniert, wenn ich alle Dateien mit vernünftigen Tags versehen würde, vielleicht sogar besser.
Aber lassen wir das, ich denke, dass Lookeen schon ein nützliches Werkzeug ist und das wichtigste ist ja sowieso der WAF, dagegen kommt (M/m)an(n), sowieso nicht an
VG
Bernd
P.S.: ich bin trotz aller Gegenargumente, begeistert wie Du Dich in das Thema vertieft hast, Chapeau!
Ja, alles gut. Bevor ich 25 Ordner ausmiste und nur noch auf ASN Nummern Ablage setzen werde, will ich wissen, ob ich auf das richtige Pferd setze und vor allem später keinen Datenverlust habe.
! Trotzdem würde ich keine gescannten Sachen über E-Mails verschicken.
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